Organisation eures Abiballs

Eine gute Planung und Organisation sind bei eurem Abiball wirklich das A und O. Hier legt ihr die Basis für ein erfolgreiches Event. Das bedeutet aber auch, dass eine schludrige Organisation, sei sie auch noch so anstrengend (glaubt uns, auch wir haben mal Abi gemacht), den Spaß am großen Abend ordentlich vermiesen kann. Aber soweit lassen wir es gar nicht erst kommen. Der Abschlussball im Ganzen ist eine Mammutaufgabe und scheint erst einmal schwierig zu stemmen, deswegen solltet ihr als erstes verschiedene Arbeitsgruppen bilden, die sich um die verschiedenen Aspekte des Abends und der Planung im Vorfeld kümmern.

Natürlich bleibt die Aufteilung ganz euch überlassen, aber uns hat die Erfahrung gezeigt, dass zumindest diese Gruppen für einen gelungenen Abschlussball unerlässlich sind:

Sicherlich möchte eure Stufe auch andere Events veranstalten, wie einen legendären Abistreich oder eine gemeinsame Abifahrt, auf der ihr noch einmal richtig auf den Putz haut. Dementsprechend braucht ihr noch andere Arbeitsgruppen, aber hier soll es nur um die Gruppen gehen, die sich direkt mit dem Abiball beschäftigen.  Die optimale Teamgröße liegt bei fünf Mitgliedern, bei wenigeren bleibt zu viel Arbeit an Einzelnen hängen, mit mehreren kann es leicht chaotisch und unproduktiv werden. Jedes Team sollte einen Sprecher wählen.

Das Orga-Team überwacht den Planungsablauf und veranstaltet auch von Zeit zu Zeit Treffen mit der gesamten Stufe, bei denen die Arbeitsgruppen ihre Fortschritte präsentieren können und wo untereinander Anregungen ausgetauscht werden. Trotzdem sollten sich die einzelnen Arbeitsgruppen nicht zu viel hereinreden lassen, denn irgendwann beißt man sich so fest, dass es zu gar keiner Entscheidung mehr kommt. Trotzdem sollte über wichtige Entscheidungen, wie zum Beispiel der Wahl der Location an sich oder auch über euer Abimotto beziehungsweise über das Thema eurer Abschlussparty, in der ganzen Stufe abgestimmt werden. Natürlich ist es nicht immer einfach, so viele Interessen unter einen Hut zu bringen, aber mit guter Planung und etwas Verhandlungsgeschick wird es ein perfekter Abend für euch und eure Gäste.

Ein weiterer zentraler Punkt, an dem ihr die weitere Planung ausrichten solltet, ist natürlich der Termin des Balls. Hier ist es von Schule zu Schule unterschiedlich, ob der Termin von der Schulleitung festgelegt wird oder den Schülern überlassen bleibt.

Ihr könnt für eure Planungen natürlich bei WhatsApp oder Facebook Gruppen gründen und Abstimmungen machen, wir haben jedoch eigene Funktionen in AbiCloud integriert, die euch sicherlich eine große Hilfe sind und die ihr völlig kostenlos nutzen könnt. Bei AbiCloud findet ihr zum Beispiel ein nützliches Tool für die Erstellung und Organisation in den Arbeitsgruppen, samt übersichtlicher Aufgabenlisten für die Planung des Abschlussballs und einer Kalenderfunktion. So könnt ihr auch kleinere Veranstaltungen, wie zum Beispiel euer monatliches Stufentreffen, optimal planen. Genauso könnt ihr euch in den einzelnen Arbeitsgruppen organisieren und habt eine Plattform mit allen wichtigen Terminen, Aufgaben und der Möglichkeit Abstimmungen direkt online durchzuführen. Mit AbiCloud könnt ihr alles an einem Ort regeln und verpasst auch sicherlich keinen Termin! Schaut doch einfach mal unsere Muster-Aufgabenliste an rein.

Hier seht ihr ein Beispiel der Aufgabenlisten, an der ihr euch gerne entlanghangeln könnt. Es kann auch sinnvoll sein zu bestimmten Aufgaben noch detailliertere, eigene Listen zu erstellen.  Bei AbiCloud könnt ihr diese und viele andere Funktionen völlig kostenfrei nutzen. Wenn etwas unklar ist, schaut doch einfach mal ins FAQ!